Wednesday, May 19, 2010

Pendahuluan

Dalam tugasan kami yang ketiga ini,kami akan menerangkan proses tender dengan terperinci. Selepas itu kami akan memberikan jenis-jenis tawaran yang terdapat di dalam industri pembinaan. Perbezaan surat-surat penerimaan tawaran akan di terangkan beserta tanggugjawab pihak yang terlibat. Spesifikasi yang terdapat dan jenis kerja yang dilakukan. Sebelum memulakan kerja kontraktor haruslah menyediakan perkara-perkara yang hendak diperlukan ini termasuklah jenis-jenis insuran.



















Proses Tender
Perancangan

Kementerian dan agensi dikehendaki merancang perolehan. Bagi maksud ini jenis item/perolehan hendaklah ditentukan, carta/jadual proses disediakan, peruntukan kewangan disemak, kontraktor/pembekal dan kepala/sub kepala/gred dan kod bidang pendaftaran dikenalpasti dan kajian pasaran dilakukan.

Spesifikasi

Kementerian dan Jabatan dikehendaki menyediakan spesifikasi tender. Bagi maksud ini, Jawatankuasa Spesifikasi perlu ditubuhkan. Spesifikasi hendaklah secara terperinci bagi memberi gambaran secara jelas kepada petender akan apa yang diperlukan atau yang dikehendaki. Spesifikasi tersebut hendaklah berasarkan kepada fungsi dan performance dengan kepatuhan kepada standard antarabangsa or equivalent boleh dimasukkan ke dalam spesifikasi tersebut.

Spesifikasi yang menjurus kepada sesuatu jenama atau negara ditegah sama sekali. Petender boleh membantah di dalam 14 hari dari tarikh tender diiklankan jika spesifikasi tersebut menjurus kepada sesuatu jenama bagi tender tempatan dan 28 hari bagi tender antarabangsa.

Dokumen Tender

Dokumen Tender dikenakan bayaran dengan harga minima sebanyak RM50. Kandungan Dokumen Tender akan meliputi syarat-syarat dan terma am, spesifikasi, salinan perjanjian, jadual harga, tempoh penghantaran, tempoh bantahan dan skop kerja yang diperlukan.






Iklan Tender

Setiap tender tempatan yang dikeluarkan hendaklah diiklankan di dalam sekurang-kurangnya sebuah akhbar tempatan bahasa Melayu, bagi tender antarabangsa, iklan tersebut akan diiklankan dalam sekurang-kurangnya dua akhbar tempatan, satu Bahasa Melayu dan satu Bahasa Inggeris serta pemberitahuan juga dihantar kepada Embassy dan High Commission negara-negara yang sesuai dan boleh mengambil bahagian di dalam tender tersebut. Bagi tender yang diuruskan oleh Kementerian Kewangan, iklan tender juga akan dipaparkan di dalam homepage BPPK.
Petender diberi tempoh tidak kurang dari 21 hari untuk mengemukakan tawaran bagi tender tempatan dan tidak kurang dari 56 hari bagi tender antarabangsa.

Jualan Dokumen Tender

Dokumen Tender akan dijual mulai tarikh iklan tender tersebut dibuat didalam akhbar tempatan. Hanya kontraktor/pembekal yang memenuhi syarat-syarat pendaftaran dalam bidang yang berkenaan dibenarkan membeli Dokumen Tender tersebut. Bagi tender antarabangsa, pengecualian diberikan dari syarat-syarat keperluan pendaftaran.

Deposit Tender

Pembekal/kontraktor tempatan yang telah berdaftar dengan Kementerian Kewangan/Pusat Khidmat Kontraktor dikecualikan dari mengemukakan deposit tender. Bagi tender antarabangsa, petender asing diperlukan mengemukakan deposit tender bernilai antara RM62,500 bagi tawaran kurang dari RM5 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi tawaran bernilai RM30 juta bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi tender kerja, petender dikehendaki mengemukakan deposit tender bernilai RM50,000 bagi kontrak di bawah RM10 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi kontrak kerja bernilai RM100 juta.

Masa Tutup Tender

Agensi mestilah menetapkan jam 12.00 tengahari pada hari tawaran ditutup sebagai waktu akhir untuk menerima dokumen tender daripada petender. Tender lewat tidak boleh diterima.


Jawatankuasa Pembuka Tender

Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri dari sekurang-kurangnya dua pegawai dimana seorang daripadanya hendaklah pegawai daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk membuka peti tawaran dan tawaran yang diterima.

Penilaian Tender

Bagi tender bekalan dan perkhidmatan, penilaian tender hendaklah dibuat oleh dua (2) Jawatankuasa yang berasingan iaitu Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga. Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah terdiri daripada pegawai yang mempunyai kemahiran, pengalaman serta kelayakan mengenai barangan/perkhidmatan tersebut. Bagi penilaian harga, penilaian boleh dibuat oleh Jawatankuasa Penilaian Harga atau oleh Pegawai Penilai yang terdiri daripada pegawai yang mahir serta berpengalaman dalam bidang tersebut. Bagi penilaian tender kerja ianya hendaklah dilakukan oleh satu Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada dua (2) orang pegawai. Salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada jurukur bahan atau pegawai teknikal dalam bidang berkenaan. Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa.

Pemilihan Petender Yang Berjaya

Laporan daripada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah dirangkumkan untuk mendapatkan syor dan perakuan berasaskan tawaran terendah yang dinilai dan boleh diterima (the lowest evaluated and acceptable tender). Pegawai yang memproses tender adalah bertanggungjawab menyediakan perakuan kepada Lembaga Perolehan berdasarkan tender yang paling menguntungkan Kerajaan. Faktor-faktor seperti harga, latar belakang syarikat, tempoh siap/penghantaran, kualiti, rekod-rekod yang lalu hendaklah dijadikan asas pemilihan.





Lembaga Perolehan/Tender

Lembaga Perolehan/Tender Kementerian atau Jabatan adalah diberikuasa menimbang serta menyetujuterima tender sehingga RM50 juta bagi tender kerja dan RM30 juta bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi tender yang melebihi had nilai yang dibenarkan atau tender yang keputusannya tidak sebulat suara atau bagi Jabatan-jabatan yang tidak mempunyai Lembaga Perolehan sendiri, perakuan tender hendaklah dikemukakan ke Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad.

Semua tender bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai tidak melebihi RM30 juta dan sehingga RM50 juta bagi tender kerja adalah di bawah bidang kuasa Lembaga Perolehan Kementerian atau Jabatan.

Surat Niat

Surat Niat akan dikeluarkan kepada petender yang berjaya jika perlu. Surat tersebut boleh mengandungi syarat dan terma tambahan bagi mempastikan kontrak tersebut berjaya dilaksanakan dan bagi memenuhi dasar-dasar dan aspirasi Kerajaan. Surat Niat tidak legally binding. Apabila Surat Niat dikeluarkan, rundingan boleh diadakan dengan petender untuk membincangkan syarat dan terma tambahan atau apa-apa perubahan-perubahan. Keputusan muktamad bagi penerimaan tender adalah berdasarkan kepada rundingan yang berjaya dengan/atau setujuterima syarat dan terma tambahan.

Surat Setuju Terima

Jika tawaran petender diterima tanpa apa-apa perubahan Surat Setujuterima boleh dikeluarkan. Jika Surat Niat dikeluarkan dahulu maka selepas rundingan diadakan dan persetujuan dicapai atas apa-apa perubahan, Surat Setuju Terima hendaklah dikeluarkan. Surat Setuju Terima tersebut hendaklah ditandatangani dan dikembalikan kepada agensi bagi penyediaan kontrak. Surat Setuju Terima merupakan dokumen legal dan ianya merupakan sebahagian daripada kontrak.


SURAT SETUJU TERIMA TENDER

 Surat Setuju Terima Tender ialah surat yang mengesahkan penerimaan suatu tawaran berasakan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam Dokumen Tender. Dolumen Kontrak yang telah dikeluarkan terdahulu,syarat-syarat yang telah dipersetujui di dalam surat niat dan apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya.
 Sehubungan dengan itu apa-apa syarat yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya dalah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan-persetujuan tersebut adalah merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada kontrak.
 Antara perkara-perkara yang dinyatakan dalam surat Setuju Terima Tender ialah:
i. Tandatangan kontraktor dan pegawai yang berkenaan bagi pihak klien
ii. Nama dan alamat kontraktor serta kelas PKK
iii. Tajuk projek serta harga tender yang telah disetuju terima
iv. Tarikh milik tapak
v. Jumlah bon pelaksanaan yang dikenakan ke atas kontraktor
vi. Tempoh siap kerjaserta tarikh siap kerja
vii. Maklumat-maklumat berkenaan perkara-perkara yang perlu dilakukan oleh kontraktor sebelum memulakan kerja di tapak pembinaan







Contoh Surat Setuju Terima

SURAT SETUJU-TERIMA TENDER
LETTER OF ACCEPTANCE OF TENDER

OLEH KONTRAKTOR UTAMA KEPADA
SUBKONTRAKTOR DINAMAKAN
BY MAIN CONTRACTOR TO NOMINATED
SUB-CONTRACTOR


SRI SEKAMAT ENTERPRISE SDN BHD
BANGUNAN DATO’ MOHD SAID HJ MAT SAMAN,
LOT 4711, BATU 12 ¾ , JALAN CHERAS,
43000 KAJANG, SELANGOR

(Kontraktor Utama)
(Main Contractor)

Tarikh ..................................
Date
Kepada,
To,
............................................................
............................................................
............................................................
............................................................

(Subkontraktor Dinamakan)
(Nominated Sub-contractor)


Tuan,

Tender bagi PEMASANGAN SISTEM TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI (ICT)
Tender for UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA – PUSAT SISWAZAH PERNIAGAAN




Tuan adalah dengan ini diberitahu bahawa Tender tuan bagi Kerja Subkontrak yang tersebut di atas
yang bernilai sebanyak Ringgit Malaysia :
…………………………...........…………………………………………………………………… (RM : ……...................................)
adalah disetuju-terima tertakluk kepada Syarat-Syarat Subkontrak (Borang JKR 203N-Semakan
10/83), Syarat-Syarat Membuat Tender dan Maklumat Am (Borang JKR 203N2/83), Pelan dan
Spesifikasi dan Surat ini.
You are hereby informed that your Tender for the above-mentioned Sub-Contract Works in the sum
of Malaysian Ringgit ………….……………………………................................................................................
................................ (RM :………................................)
is accepted subject to the conditions of Sub-Contract (Form JKR 203N-Rev. 10/83), Conditions of
Tendering and General Information (Form JKR 203N 2/83), Drawings and Specification and this
Letter.


2 . Tuan akan dikehendaki melaksanakan Subkontrak yang formal dalam sedikit masa lagi. Bagaimanapun, sehingga Subkontrak yang formal itu dilaksanakan Tender tuan berserta Surat ini hendaklah menjadi Kontrak yang mengikat antara kita.
You will be required to execute in due course a formal Sub-Contract. However, until the formal Sub- Contract is executed your Tender together with this Letter shall constitute a binding contract between us.


3. Tuan akan diberitahu bila dokumen-dokumen Subkontrak siap untuk tandatangan tuan.
You will be notified when the Sub-Contract documents are ready for your signature.


4. Sukacita kami menarik perhatian tuan kepada Syarat-syarat Membuat Tender yang
menurutnya sebagai suatu Syarat terdahulu sebelum memulakan Kerja Subkontrak, tuan hendaklah mendepositkan dengan kami perkara-perkara berikut :
We wish to draw your attention to the Conditions of Tendering whereby as a condition precedent to the commencement of the Sub-Contract Works, your are to deposit with us the following:

a) Bon Perlaksanaan berjumlah sebanyak RM ……………. (yang merupakan 5% daripada Jumlah Harga Subkontrak) berupa wang tunai atau dalam bentuk Draf Bank atau sesuatu Gerenti Bank atau Gerenti Insurans yang diluluskan;
Performance Bond amounting to RM ................ (being 5% of the Sub-Contract Sum) in cash
or in the form of a Banker's Draft or an approved Banker's or Insurance Guarantee;

b) Polisi Insurans bagi Liabiliti Awam (iaitu insurans terhadap kecederaan kepada orang dan
kerosakan kepada harta);
Insurance policy for Public Liability (i.e. insurance against injury to persons and damage to
property);

c) Nombor pendaftaran di bawah Skim Keselamatan Sosial Pekerja (PERKESO); dan/atau
Registration number under the Employee's Social Security (SOCSO) Scheme; and/or

d) Polisi Insurans bagi Pampasan Pekerja.
Insurance policy for Workmen's Compensation.




5. Tuan hendaklah memulakan kerja sub-kontrak ini dalam tempoh ______ minggu dari tarikh
penerimaan Perintah Resmi daripada kami (yang mana akan dikeluarkan di atas borang 203N5/83)
supaya tuan berbuat demikian dan menyiapkan keseluruhan kerja tersebut dalam tempoh _______
minggu dari tarikh permulaan, tetapi tiada kerja boleh dimulakan melainkan jika dan sehingga tuan
telah mematuhi peruntukan-peruntukan di bawah perenggan 4 surat ini.
You shall commence the Sub-Contract works whithin ....... weeks from the date of receipt of our
Official Order (which will be issued later on Form JKR 203N5/83) to that effect and complete the
whole of the same within ........ weeks from the date of commencement but no work shall commence
unless and until you have complied with the provisions under paragraph 4 of this Letter.


6. Surat ini dihantar kepada tuan dalam dua salinan. Sila kembalikan asal yang telah
ditandatangani dan disaksi dengan sewajarnya di tempat yang ditunjukkan, dan tuan pula
menyimpan salinannya.
This Letter is sent to you in duplicate. Please return to us the original, duly signed and witnessed,
where indicated, and retain the copy.


.......................................................................
Tandatangan Kontraktor Utama
Signature of Main Contractor
(Nama Penuh : ..............….......................)
Name in full
No. Kad Pengenalan :..........….................
I/C No.
Atas sifat : .……...................….................
In the capacity of
Yang diberi kuasa dengan sempurnanya
untuk menandatangani untuk dan bagi
pihak
Duly authorised to sign for and on behalf
Of


.....................................................…................
Meteri atau Cap Kontraktor Utama
Main Contractor's seal or chop
s.k. Pegawai Penguasa : Pengarah JKR Selangor
Superintending Officer

Dengan ini yang bertandatangan di bawah ini mengaku penerimaan surat di atas dan salinannya
telah disimpan.
The undersigned hereby acknowledges receipt of the above letter and a copy of which has been
retained.
...........................................…............ ………...................................…......…….
Tandatangan Saksi Tandatangan Subkontraktor Dinamakan
Signature of Witness Signature of Nominated Sub-contractor
(Nama Penuh ..................................) (Nama Penuh.........................…...........)
Name in full Name in full
No. Kad Pengenalan .......................... No. Kad Pengenalan ..............…...........
I/C No. I/C No.
Pekerjaan ......................................... Atas sifat ........................…................
Occupation In the capacity of
Alamat .............................................. Yang diberikuasa dengan sempurnanya
Address untuk menandatangani untuk dan bagi
pihak
duly authorised to sign for and on behalf
of
...........................................................…........
Meteri atau Cap Subkontraktor
Dinamakan
Nominated Sub-Contractor's Seal or Chop
Tarikh : ............................................... Tarikh : ..............................….…...........
Date Date
s.k. Pegawai Penguasa
Superintending Officer


SURAT NIAT



 Surat Niat ialah surat yang dihantar kepada kontraktor dalam mana kandungannya meliputi kenyataan untuk menerima tawaran kontraktor tersebut tertakluk kepada syarat-syarat dan keperluan-keperluan kerajaan yang dikehendaki dipatuhi oleh kontraktor melalui rundingan. Surat Niat tidak mengikat Kerajaan kepada satu perjanjian kontrak dan tidak juga memberi sebarang implikasi bahawa satu kontrak telah wujud.





































Contoh Surat Niat

SURAT NIAT

....................
....................
....................

Tuan,

Per: ............................................
............................................

Merujuk tender tuan untuk Kerja-kerja/Pembekalan yang tersebut di atas, Kerajaan
Malaysia ingin memberitahu tuan bahawa pada amnya terma-terma tender tuan khususnya
butiran yang berikut bolehlah diterima oleh Kerajaan. Butiran-butiran itu adalah seperti
berikut:

.....................................
.....................................
.....................................
.....................................

2. Namun demikian Kerajaan tidak dapat menerima tender tuan tanpa
perbincangan/rundingan yang lanjut dengan tuan berhubung dengan terma-terma lain
yang tertentu Kontrak yang dicadangkan itu, terutama sekali terma-terma berhubung
dengan perkara-perkara yang berikut:

*2.1 Kehendak-kehendak dagangan-balas;
*2.2 Pembiayaan Kontrak yang dicadangkan;
*2.3 Penyertaan orang-orang tempatan/Bumiputera;
*2.4 Pemindahan teknologi kepada/latihan orang tempatan;
*2.5 Terma-terma pembayaran;
*2.6 Kandungan tempatan - berhubung dengan misalnya bahan-bahan, pengembaraan,
pengangkutan, insurans dan lain-lain;
*2.7 ......................................................













3. Bagi tujuan perbincangan/rundingan, Kerajaan mencadangkan mengatur suatu siri
mesyuarat di antara wakil-wakil Kerajaan dengan pihak tuan. Jika tuan bersetuju
membincang/merunding dengan Kerajaan persetujuan tuan adalah bahawa terma-terma
yang disebut dalam perenggan 1 di atas tetap tidak akan diubahkan, kecuali jika keduadua
pihak bersetuju dengan pertukaran terma-terma itu semasa rundingan


4. Sila nyatakan secara rasmi persetujuan tuan untuk berbincang dalam tempoh
.................... hari daripada tarikh surat ini/tidak lewat daripada ....................Jika tuan
bersetuju, tarikh-tarikh mesyuarat akan dipastikan dengan kita saling bersetuju.

5 . Surat ini hanyalah suatu surat niat dan hendaklah tidak ditafsirkan dalam apa-apa cara
jua sebagai mengikat Kerajaan.


Yang benar,
...................















Kesimpulan
Kesimpulannya,kumpulan kami telah selesai menyiapkan tugasan yang telah diberi. Di mana kami telah mengetahui proses tender itu bermula(perancangan) sehinggalah surat setuju terima dikeluarkan kepada kontraktor yang layak(Berjaya). Jenis-jenis surat terima tawaran yang terdapat dalam industry pembinaan. Kami juga, tentang perbezaan surat-surat penerimaan tawaran dari segi kontrak,tanggungjawabpihak-pihak yang terlibat,serta jenis kerja.
Disamping itu juga,kami mengetahui perkara yang perlu disediakan oleh pihak kontraktor sebelum memulakan kerja dimana setelah menerima surat penerimaan tawaran. Akhirnya, kami dapat mempelajari tugasan ini dengan ringakas dan akan menjadi bahan rujukan kami.

















Rujukan

 http://ukurbahan-qs.blogspot.com/2007/08/proses-tender.html
 http://lamanqs.tripod.com/rujukan/Law/perunding.html
 http://www.scribd.com/doc/15655728/Pihak-Yang-Terlibat-Di-Dalam-Projek-Pembinaan
 http://www.scribd.com/penglibatan majikan dalam penyediaan tender berdasarkan senarai kuantiti

Friday, April 23, 2010

 PREAMBLES

Preambles atau kehendak-kehendak permulaan adalah merupakan keterangan mengenai jenis dan kualiti bahan, mutu bahan dan kerja yang mana ianya tidak dinyatakan di dalam lukisan atau mana-mana dokumen lain. Ia menjadi rujukan kepada kontraktor dalam meletakkan harga. Dalam harga tersebut mestilah merangkumi kerja-kerja yang terlibat bagi sesuatu item. Secara tidak langsung, dikenali juga sebagai spesifikasi.

Preambles adalah juga merupkan salah satu daripada kandungan dokumen tender atau kontrak yang mana ianya berupa keterangan bagi menghuraikan tentang bahan dan kerja dari segi jenis, kualiti dan kaedah. Dengan adanya Preambles ini, diharapkan akan menajadi rujukan bagi pihak kontraktor dalam melaksanakan kerja pembinaan bagi memastikan kerja mengikut spesifikasi yang ditetapkan.

Dalam penyediaan Preambles ini, ianya dibuat berdasarkan kepada trade (tukang) iaitu merujuk kepada kaedah pengukuran piawai (SMM). Dalam menghargakan setiap kerja bagi sesuatu item, bahagian ini perlu dirujuk kerana sampingan yang berkaitan tentang kerja tersebut yang perlu dihargakan bersama.


 KEPENTINGAN PREAMBLES

o Supaya bahan yang digunakan adalah berkualiti dan bermutu tinggi
o Menerangkan tentang kaedah dan teknik kerja
o Membantu kontraktor memahami kerja yang perlu dihargakan bersama dalam sesuatu kerja
o Memendekkan keteranagn kerja dan menjimatkan penggunaan kertas taking off
o Rujukan kepada istilah seperti as described dan as specified
o Melengkapkan lagi maklumat yang terdapat dalam spesifikasi atau mana-mana dokumen